Wann sollte man mit der Planung der Weihnachtsfeier beginnen?

Spätestens im September. Beliebte Termine im Dezember sind danach schnell vergeben.

Wie viel Budget plant man pro Person?

Viele Unternehmen orientieren sich am steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person. In Berlin sind Weihnachtsfeiern inklusive Essen und Getränken ab etwa 30 € möglich.

Wie früh verschickt man die Einladung?

Etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin, mit einer klaren Rückmeldefrist.

Wann meldet man der Location die finale Teilnehmerzahl?

Meist etwa zwei Wochen vor der Feier.

Was gehört in die Planung im Oktober?

Einladung mit Rückmeldefrist verschicken, Menü inklusive vegetarischer, veganer und allergiefreier Optionen abstimmen, Programmpunkte festlegen sowie Anreise und Heimweg klären.

Von der ersten Idee bis zum Abend

Weihnachtsfeier planen: die Checkliste mit Zeitplan

Es ist Mitte Oktober, und in der Teamrunde fällt der Satz, vor dem sich jede Organisatorin und jeder Organisator fürchtet: ‚Wer kümmert sich eigentlich dieses Jahr um die Weihnachtsfeier?‘ Plötzlich sind alle Blicke auf Sie gerichtet – und die Freitage im Dezember sind in Berlin längst vergeben. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir aufgeschrieben, was wann erledigt sein sollte.

Die Checkliste folgt dem Kalender: von den ersten Entscheidungen im Sommer über Einladung und Menü im Herbst bis zum Abend selbst. Sie können sie von oben nach unten abhaken oder genau dort einsteigen, wo Sie gerade stehen. Und falls Sie merken, dass die Zeit knapp wird: Mit einem All-Inclusive-Format lässt sich vieles davon an die Location abgeben.

Planungsstart: spätestens September
Budget-Richtwert: 110 € pro Person
Einladung: 6–8 Wochen vorher

Juli bis September: die Grundlagen

Die wichtigsten Entscheidungen fallen früh – lange bevor jemand an Glühwein denkt. Wer im Sommer Budget, Format und Termin klärt, hat im Herbst freie Auswahl bei der Location für die Weihnachtsfeier und muss nicht nehmen, was übrig bleibt.

Budget festlegen – viele Unternehmen orientieren sich am steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person
Gästeliste grob schätzen: nur Team oder mit Partnerinnen und Partnern?
Format wählen: Weihnachtsmarkt, Dinner, Gala oder Kombination
Zwei bis drei Wunschtermine festlegen
Location anfragen und buchen

Oktober: Details und Einladung

Jetzt wird es konkret: Die Location steht, nun geht es um alles, was Ihre Gäste direkt betrifft. Eine gute Einladung zur Weihnachtsfeier beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick, und die frühe Abfrage von Essenswünschen erspart Ihnen später viele Rückfragen.

Einladung verschicken (6–8 Wochen vorher) mit Rückmeldefrist
Menü abstimmen, vegetarische, vegane und allergiefreie Optionen klären
Programmpunkte festlegen: Rede, Jahresrückblick, Musik
Anreise und Heimweg klären

November: Feinschliff

Die letzten Wochen gehören den Details, die einen guten Abend zu einem besonderen machen. Prüfen Sie jetzt auch noch einmal das Budget – Geschenke, Programm und kurzfristige Zu- und Absagen verschieben die Rechnung schneller als gedacht. Was steuerlich in den Freibetrag zählt, erklärt unser Ratgeber zu Kosten und Freibetrag.

Finale Teilnehmerzahl an die Location melden (meist ca. zwei Wochen vorher)
Rede schreiben, Fotos für den Jahresrückblick sammeln
Geschenke oder Tombola vorbereiten
Erinnerung an alle Gäste schicken

Am Abend

Wenn Sie ein All-Inclusive-Paket gebucht haben, kümmert sich die Location um Ablauf, Service und Getränke. Ihre Aufgabe ist jetzt die schönste von allen: ankommen, Gäste begrüßen, vielleicht ein paar ehrliche Worte zum Jahr sagen – und dann selbst mitfeiern. Sie haben es sich verdient.

Weihnachtsfeier in Berlin buchen

Spreespeicher

Berlin-Friedrichshain, Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg

Stralauer Allee 2, 10245 Berlin
S+U Warschauer Straße, ca. 5 Minuten zu Fuß
bis 1.000 Personen, ab 29,99 € p. P.

WHITE Spreelounge

Berlin-Oberschöneweide, Bezirk Treptow-Köpenick

Edisonstraße 63, 12459 Berlin
S-Bahnhof Schöneweide, weiter mit der Tram
bis 300 Personen, ab 34 € p. P.

Häufige Fragen

Wann sollte man mit der Planung der Weihnachtsfeier beginnen?: Spätestens im September. Beliebte Termine im Dezember sind danach schnell vergeben.
Wie viel Budget plant man pro Person?: Viele Unternehmen orientieren sich am steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person. In Berlin sind Weihnachtsfeiern inklusive Essen und Getränken ab etwa 30 € möglich.
Wie früh verschickt man die Einladung?: Etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin, mit einer klaren Rückmeldefrist.
Wann meldet man der Location die finale Teilnehmerzahl?: Meist etwa zwei Wochen vor der Feier.
Was gehört in die Planung im Oktober?: Einladung mit Rückmeldefrist verschicken, Menü inklusive vegetarischer, veganer und allergiefreier Optionen abstimmen, Programmpunkte festlegen sowie Anreise und Heimweg klären.