So kommen alle – und wissen Bescheid

Einladung zur Weihnachtsfeier: Inhalt, Timing und Textvorlagen

Die Einladung ist der erste Moment, in dem Ihre Weihnachtsfeier für das Team real wird. Landet sie als lieblose Kalendereinladung mit dem Betreff ‚Weihnachtsfeier‘ im Postfach, wird sie zwischen zwei Meetings weggeklickt. Macht sie dagegen neugierig – auf den Ort, das Essen, das Motto –, freuen sich die Kolleginnen und Kollegen schon Wochen vorher.

Damit das gelingt, muss eine Einladung zwei Dinge leisten: alle wichtigen Infos auf einen Blick liefern und gleichzeitig Lust auf den Abend machen. Hier finden Sie, was unbedingt hineingehört, und drei Vorlagen – förmlich, locker und ganz kurz –, die Sie direkt übernehmen und anpassen können.

Versand
6–8 Wochen vorher
Rückmeldung
2–3 Wochen vorher
Pflichtinfos
Datum, Ort, Uhrzeit

Was in die Einladung gehört

Nichts ist ärgerlicher als zehn Rückfragen, weil die Uhrzeit fehlt oder niemand weiß, ob Partnerinnen und Partner mitkommen dürfen. Mit diesen Angaben ist Ihre Einladung vollständig – und Sie haben die Rückmeldungen schneller zusammen. Wann die Einladung idealerweise rausgeht, steht in unserer Checkliste für die Planung.

  • Datum, Beginn und ungefähres Ende
  • Ort mit Adresse und Anfahrt
  • Format: Dinner, Weihnachtsmarkt, Party – und ein Hinweis zur Kleidung, wenn es draußen stattfindet
  • Ob Begleitpersonen eingeladen sind
  • Rückmeldefrist und Frage nach Essenswünschen oder Allergien

Vorlage 1: förmlich

Für Unternehmen mit eher klassischer Kultur, für größere Belegschaften oder wenn die Einladung im Namen der Geschäftsführung verschickt wird. Der Ton ist herzlich, aber verbindlich – und lässt Raum für einen persönlichen Satz zum vergangenen Jahr.

„Liebe Kolleginnen und Kollegen, zum Abschluss eines ereignisreichen Jahres möchten wir uns bei Ihnen bedanken und laden Sie herzlich zu unserer Weihnachtsfeier ein – am [Datum] ab [Uhrzeit] im [Location], [Adresse]. Freuen Sie sich auf ein festliches Dinner und einen schönen Abend. Bitte geben Sie uns bis [Datum] Bescheid, ob Sie dabei sind, und teilen Sie uns eventuelle Essenswünsche mit.“

Vorlage 2: locker

Für Teams, die sich duzen und auch sonst nicht alles allzu ernst nehmen. Kurz, mit einem Augenzwinkern und einem klaren Hinweis aufs Format, damit niemand im Sakko auf dem Weihnachtsmarkt friert. Wer die Feier unter ein Thema stellen möchte, findet passende Motto-Ideen in unserem Ratgeber.

„Glühwein, gutes Essen und ein Abend ohne Meetings: Am [Datum] feiern wir ab [Uhrzeit] zusammen Weihnachten – dieses Jahr auf dem Weihnachtsmarkt an der Spree. Warme Jacke nicht vergessen! Sagt bitte bis [Datum] Bescheid, ob ihr kommt.“

Vorlage 3: kurz für den Kalender

Für den Kalendereintrag oder als Erinnerung ein paar Tage vorher. Ein Satz mit allem Wichtigen genügt – die Details stehen im Anhang oder in der ausführlichen Einladung.

„Weihnachtsfeier 2026 – [Datum], ab [Uhrzeit], [Location]. Alle Infos im Anhang. Bitte bis [Datum] zu- oder absagen.“

Häufige Fragen

Wann verschickt man die Einladung zur Weihnachtsfeier?
Etwa sechs bis acht Wochen vorher. Eine kurze Save-the-Date-Nachricht kann schon früher rausgehen.
Muss man in der Einladung sagen, ob Partner eingeladen sind?
Ja, das sollte klar drinstehen – auch weil Begleitpersonen die Kosten pro Kopf beeinflussen.
Sollte man nach Allergien fragen?
Ja. Fragen Sie in der Einladung nach Allergien und Essenswünschen, damit die Location rechtzeitig planen kann.
Was muss in einer Einladung zur Weihnachtsfeier stehen?
Datum, Beginn und ungefähres Ende, Ort mit Adresse und Anfahrt, das Format, ob Begleitpersonen eingeladen sind, sowie Rückmeldefrist und die Frage nach Essenswünschen oder Allergien.
Gibt es eine kurze Vorlage für den Kalender?
Ja, zum Beispiel: „Weihnachtsfeier 2026 – [Datum], ab [Uhrzeit], [Location]. Alle Infos im Anhang. Bitte bis [Datum] zu- oder absagen.“